Nueve reglas de oro para organizar un evento exitoso

Todas las semanas aparecen en los medios de comunicación lanzamientos, cócteles, fiestas, cenas, presentaciones de productos, desfiles e innumerables formatos de acontecimientos sociales y empresariales. Pero, ¿qué debe tener en cuenta un profesional de las relaciones públicas para que su evento sea todo un éxito y no pase desapercibido?

En una entrevista con Infobae, Susana Milano -una prestigiosa referente de ese rubro que cuenta con una gran trayectoria en marcas nacionales e internacionales- contó cuáles son las claves para que un evento social o empresarial supere todas las expectativas.

"Ser relacionista público parece sencillo, muchas personas creen que alcanza con ser simpática, conversadora y buena anfitriona. Sin embargo, hay muchos factores a tener en cuenta para hacer realmente bien este trabajo. La comunicación creció: ahora todos contamos con las herramientas para difundir eventos y actividades de una manera inmediata y más veloz gracias a Internet. Eso facilita y, también, cambia nuestro trabajo", expresó Milano.

"Soy muy exigente: a la hora de organizar un evento no puedo vender lo que no compraría. Cada uno es un nuevo desafío para mí. Amo a esta profesión y trato de hacerla diferente, más personalizada y con un código propio", aseguró la relacionista pública.

Elección del tipo de evento más indicado

Primero hay que definir cuál es el tipo de evento acorde a lo que se quiere comunicar: para algunos casos tal vez sea más adecuado un cóctel formal; en otros, un desayuno distendido solo para la prensa. En ocasiones especiales se recomienda la organización de una comida anual, una fiesta, o una gala según la importancia del acontecimiento. Lo principal es estudiar cuál es el evento más recomendable y, luego, poner manos a la obra.

Ser creativo e innovar

A veces, resulta difícil encontrar algo distinto y que aún no se haya visto. Sin embargo, es importante que el profesional de las relaciones públicas y la organización de eventos apele a su creatividad y busque dar rienda suelta a su imaginación, para que la ocasión no pase desapercibida. En el lugar elegido también puede estar la clave para destacarse.

Llamar la atención de los medios

Para armar los comunicados de prensa pienso cada palabra. Es que las palabras son poderosas y hay que ser capaz de resumir un evento en pocas líneas. A la hora de enviar una gacetilla a un periodista, lo mejor es trabajar con el sistema de pirámide invertida, que en periodismo es el esquema por el que la información va de mayor a menor importancia. Un mensaje claro facilita la tarea de todos. Las gacetillas deben ser breves, pero se necesita que esas palabras acaparen la atención de quiénes las leen. Hay que ser capaz de dar múltiples formatos a una misma nota y hacer presentaciones dinámicas, cortas y llamativas.

Uso de las redes sociales

Las redes sociales son ideales para comunicar, pero también nos dicen mucho de "lo que se está hablando". Por eso, armo listas de los temas más importantes y chequeo los que prevalecen, tanto en Facebook como en Twitter e Instagram. Publicar el evento antes, durante y después de su realización es clave para su exitosa difusión.

Objetivos bien definidos

La eficacia de nuestro trabajo también tiene que ver con conocer muy bien lo que vamos a dar a conocer: qué tipo de producto hay que promocionar, cómo es nuestro cliente, a dónde quiere llegar , son preguntas que no podemos dejar de hacernos. Por eso, es fundamental asegurarse cuál es el mensaje que se desea trasmitir a través de un evento.

La difusión en los medios de comunicación

Determinar con antelación cuáles son los medios adecuados para difundir el evento es una de las tareas más importantes. Es fundamental hacer una selección de los principales portales de noticias, medios gráficos, televisivos y radiales para armar el plan de difusión. Es vital contar con una base de datos actualizada.

Es imprescindible que estemos al tanto de todas las novedades, no solo de las redes sociales sino también de los dispositivos con los que contamos hoy en día. Saber grabar un video, editar imágenes, textos y sonido siempre son un plus en este trabajo.

La importancia de la convocatoria

Para mí es fundamental conocer a cada una de las personas de mi mailing: llamar a los invitados, hacerles llegar sus tarjetas de convite con todas las indicaciones pertinentes (incluido el dress code y el plano del lugar, en caso de que sea necesario), recibirlos personalmente, conocer sus nombres y atenderlos durante todo el tiempo que dure el evento.

Limitar el uso del papel solo en caso de que sea indispensable. Los profesionales de los medios de comunicación valoran poder encontrar en la web toda la información que necesitan y no recibirla en una carpeta atosigada de hojas.